L’édit de mars 1693 instaure le contrôle de tous les actes passés devant notaire moyennant en contrepartie un droit perçu afin de garantir la validité et l’authenticité des actes. Ce contrôle est étendu en 1706 à ceux passés sous signature privée. Les notaires sont tenus de procéder à cette formalité dans le bureau dont ressort leur domicile dans un délai de quinze jours.
Pour effectuer des recherches plus aisément et savoir notamment si les droits ont été payés, les contrôleurs des actes ont établi des tables semi-alphabétiques par type d’acte. La recherche s’effectue par le nom des parties contractantes. Ces tables permettent ainsi de retrouver les références de l’acte recherché.
Les principales tables sont les suivantes :
Table des vendeurs et anciens possesseurs : établie par nom du vendeur, elle mentionne son nom, sa profession et son adresse, les nom et adresse du nouvel acquéreur, la nature de la transaction, la date de l’acte, la date du contrôle, le nom du notaire qui l’a reçu, la désignation des biens et le prix de vente.
Table des acquéreurs et nouveaux possesseurs : établie par nom du nouvel acquéreur, elle comporte la date des actes, les noms du vendeur et de l’acquéreur, la nature, la valeur et la situation des biens, la date du paiement des droits et le montant des droits payés. A partir de 1770, sa forme change : elle ne mentionne plus que le nom de l’acquéreur et le numéro de page et d’article de la table des vendeurs. Il est parfois difficile de savoir à quelle table des vendeurs correspond la table des acquéreurs puisque la table n° 1 des acquéreurs ne renvoie pas toujours à la table n° 1 des vendeurs. Elle peut renvoyer aux tables n° 1 et 2 par exemple.
Table des contrats de mariage : composée dans l’ordre alphabétique du nom du mari, elle comprend son nom, son prénom, sa profession, son adresse, la désignation des biens apportés en dot par le mari ou la femme, la date du contrat, ainsi que le nom et l'adresse du notaire qui a reçu le contrat de mariage.
Table des donations : établie par nom du donateur, elle contient les informations suivantes : nom, prénom, qualité et adresse du donateur, date de son décès, puis nom, prénom, qualité et adresse des donataires, désignation des biens, nature et date des actes, date du contrôle et de l’insinuation au centième denier, nom et adresse des notaires, observations éventuelles.
Table des testaments : établie par nom du testateur, elle se présente en huit colonnes sur une double page mentionnant : la date des testaments, le nom des notaires, le nom des testateurs, le nom des légataires, la date du contrôle des testaments, la date de l’insinuation, la nature, la valeur et la situation des immeubles donnés, et d'éventuelles observations.
Table des extraits de sépulture : la recherche s’effectue par nom du décédé ou de la personne entrée en religion (considérée comme une mort civile). Elle comporte le nom, le prénom, la profession et l'adresse du défunt ou du nouveau religieux, l'âge au moment du décès, s’il a laissé des enfants, le détail des biens laissés, les nom, profession et adresse des héritiers, des observations éventuelles ainsi que les dates du contrôle du testament et de la déclaration.
Table des successions collatérales payées : ordonnée dans l’ordre alphabétique des personnes décédées, elle ne concerne pas les successions en ligne directe et renvoie vers les registres de centième denier.
Table des partages : classée alphabétiquement au nom de la personne décédée, elle mentionne le nom des copartageants, le détails des biens à partager, la date du partage et éventuellement le nom du notaire qui a reçu l’acte. Les partages sous seing privé sont également inscrits.
Table des copartageants : établie au nom des copartageants, cette table renvoie aux pages et numéros d’article de la table des partages.
Table des baux : établie au nom des bailleurs, elle mentionne également le nom des preneurs, le nom et la nature des biens affermés, le prix du bail ainsi que la durée. Les baux apparaissent sur les tables du bureau dont ressort le notaire et non du bureau où se situe le bien affermé.
Table des baux des biens des gens de mainmorte : cette table, établie au nom de l’institution ecclésiastique ou de la communauté, sert à constater “si les gens de main-morte passent exactement, devant notaires ou autres officiers publics des baux de tous leurs biens, ou des déclarations de ceux dont ils entendent jouir par eux-mêmes, et si les baux et les déclarations ont été renouvelés de même à leurs échéances”.
