Mentions légales

1.  Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Ce nouveau cadre a nécessité une modification de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Pour une bonne compréhension de la présente notice il est précisé que :

• le « responsable du traitement » s’entend de l’autorité publique, qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est le Département de l’INDRE.
• le « sous-traitant » s’entend de toute personne physique ou morale, qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Département de l’INDRE. Il s’agit donc en pratique des prestataires et partenaires avec lesquels les services du Département travaillent et qui interviennent sur les données à caractère personnel fournies par le Département. 
• les « personnes concernées » sont les personnes physiques qui peuvent être identifiées ou identifiables (une personne physique identifiable est une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propre à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale) et leurs données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement.
• les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des agents du Département qui instruisent les demandes que des organismes extérieurs (partenaires, prestataires externes dans le cadre de marchés publics, etc..).
• le « traitement » s’entend comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou ensemble de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou tout autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
• Le « consentement » de la personne concernée s’entend comme toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement. 
• Est considéré comme un service conservant des « archives dans l’intérêt public » au regard du RGPD un service qui a l’obligation légale de collecter, de conserver, dévaluer, d’organiser, de décrire, de communiquer, de mettre en valeur, de diffuser des archives qui sont à conserver à titre définitif dans l’intérêt public général et d’y donner accès.

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2.  Objet

Pour satisfaire l’exécution des missions de service public lui incombant, le Département de l’INDRE est tenu de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux personnes concernées.

3.  Portée

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en œuvre du traitement des données à caractère personnel des personnes concernées par l’exécution d’une mission de service public du Département.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont le Département est qualifié de responsable du traitement, c’est à dire lorsqu’il en définit les finalités et les moyens associés. Elle ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités par le Département lui-même.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par le Département ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par le Département.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre le Département et les personnes concernées.

4.  Principes généraux

Aucun traitement n’est mis en œuvre au sein du Département concernant des données à caractère personnel des administrés s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement sera porté à la connaissance des personnes concernées.

5.  Collecte des données à caractère personnel

• Typologie de données

Le Département de l’INDRE collecte les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution d’une mission de service public ou relevant de l’exercice des compétences du Département, au respect d’une obligation légale à laquelle le Département est soumis ou enfin à l’exécution d’un contrat auquel le Département est partie.

• Origine des données

Les données des personnes concernées sont principalement issues des données collectées directement via différents moyens dont les formulaires type Cerfa ou internes au Département, les entretiens oraux en face à face ou les demandes écrites des administrés.

• Données obligatoires

Certaines données peuvent être obligatoires et conditionnent les suites réservées à la demande.

6.  Type de données collectées

• Données techniques et non techniques

Le Département collecte notamment les éléments suivants :

• des données d’identification (nom, prénom, âge, adresse postale, adresse électronique, téléphone...) 
• des données sensibles (données concernant le numéro d’inscription au répertoire (NIR), la santé, ...)
• des données bancaires pour le versement des prestations ou des subventions
• des données relatives à la vie professionnelle (organisation, fonction)
• des données liées à la géolocalisation avec exploitation du cadastre pour gérer la cartographie du Département

7.  Finalités et bases légales

A titre principal, les traitements effectués par le Département ont notamment pour bases légales le respect d’une obligation légale à laquelle le Département est soumis ou l’exécution de missions de service public ou relevant de l’exercice des compétences du Département.

A titre accessoire, les traitements effectués par le Département résultent :

• de l’exécution d’un contrat auquel le Département est partie ou de mesures précontractuelles prise à sa demande ;
• de nécessités aux fins des intérêts légitimes poursuivis par celui-ci ou par un tiers ;
• à défaut, du consentement de la personne concernée au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques qui seront définies au cas par cas.

L’administré est informé que la collecte de ses données à caractère personnel est nécessaire à l’un des cas énumérés ci-avant.

8.  Destinataires des données

Le Département s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Le Département décide quel destinataire interne pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation définie.

La politique d’habilitation est régulièrement mise à jour et tient compte des arrivées et des départs des agents de la collectivité ayant accès aux données.

La gestion des droits d’accès des personnels de la collectivité est actualisée régulièrement et adaptée aux missions dont l’agent a la charge.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, le Département n’est pas responsable :

- des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données ;

- de la mise en œuvre d’un nouveau traitement le cas échéant.

9.  Durée de conservation

Les données personnelles collectées par le Département sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et dans la limite des délais de prescription applicables.

10. Droit de confirmation et droit d'accès

Les personnes concernées disposent d’un droit de demander à la collectivité la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.

Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès à leurs données à caractère personnel, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

• la demande doit émaner de la personne elle-même et être accompagnée d’une copie d’un titre d’identité ;
• la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : Département de l’INDRE, Hôtel du Département, Place de la Victoire et des Alliés, CS 20639, 36020 CHATEAUROUX Cedex ou à l’adresse e-mail :  rgpd@indre.fr

Les personnes concernées ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès du Département.

Toute demande de copie des données formulée par voie électronique à l’adresse rgpd@indre.fr pourra faire l’objet d’une réponse sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les personnes concernées sont enfin informées que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive, c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de perturber le bon fonctionnement du service concerné.

11.  Droit de rectification

Les personnes concernées peuvent demander au Département la rectification des données à caractère personnel les concernant qui seraient inexactes.

Compte tenu des finalités du traitement, elles peuvent obtenir que les données incomplètes soient complétées.

12.     Droit à la limitation du traitement

Les personnes concernées ont le droit d’obtenir la limitation du traitement opéré par le Département dans les cas limitatifs suivants :

• lorsque l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au Département de vérifier celle-ci ;
• lorsque le responsable de traitement n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais que celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• lorsque la personne concernée s’est opposée au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Département prévalent sur ceux de la personne concernée.

13.     Droit à la portabilité des données

Les personnes concernées peuvent demander à exercer leur droit à la portabilité de leurs données, soit en demandant à les recevoir elles-mêmes, soit en demandant leur transmission directe à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible, lorsque le traitement est fondé sur le consentement de la personne et lorsqu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Sont toutefois exclus de l’exercice de ce droit les traitements nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice d’une compétence du Département.

Ce droit ne peut en tout état de cause porter atteinte aux droits et libertés de tiers.

14.    Droit d’opposition

Les personnes concernées ont le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, au traitement de leurs données à caractère personnel fondé sur l’exercice d’une mission de service public ou relevant de l’exercice des compétences du Département ou qui s’avère nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Département.

Ces données ne sont dès lors plus traitées par le Département, sous réserve qu’il ne démontre des motifs légitimes et impérieux pour le traitement supérieurs aux intérêts des intéressés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Les personnes concernées peuvent également s’opposer au traitement de leurs données à caractère personnel à des fins d’actions de communication. Les données ne sont en ce cas plus traitées par le Département.

15.     Dérogations applicables au traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public

Les articles 9 à 14 de la présente politique concernant les droits des personnes concernées sur leurs données personnelles ne sont pas applicables aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par les services publics d’archives à des fins archivistiques dans l’intérêt public.

Le droit à l’effacement des données n’est pas non plus applicable dès lors que le traitement est nécessaire à des fins archivistiques dans l’intérêt public.

16. Décision individuelle automatisée

Les personnes concernées ont le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, sauf s’il est fondé sur son consentement explicite, qu’il est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat conclu avec le Département, ou qu’il est autorisé par le droit interne ou européen.

17. Droit post mortem

Les personnes concernées sont informées qu’elles disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse [rgpd@indre.fr] ou par courrier postal à l’adresse suivante : Département de l’Indre, Hôtel du Département, Place de la Victoire et des Alliés, CS 20639, 36 020 CHATEAUROUX Cedex, accompagné d’une copie d’un titre d’identité.

18.    Minimisation des données collectées

Les données à caractère personnel sont collectées de manière adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. 

19.     Droit d'usage

Le Département se voit reconnaître par les personnes concernées un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse du Département, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive du Département.

20.     Sous-traitance

Le Département informe les personnes concernées qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, le Département s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD et lui impose les mêmes obligations en matière de protection des données qu’à lui-même.

En ce sens, le Département se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

21.     Sécurité

Il appartient au Département de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

• la protection des serveurs hébergés par Le Département notamment par l’intermédiaire de badges et d’une politique d’habilitation ;
• la gestion des habilitations pour l’accès aux données en interne et en externe ;
• la mise en œuvre d’un mot de passe et d’un identifiant individuel pour les agents du Département;
• l’utilisation d’un protocole de cryptage SSL pour la transmission des données bancaires ;<
• l’utilisation d’un protocole de cryptage SSL pour la transmission des données entre les utilisateurs et les sites web du Département

Pour ce faire, le Département peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’il estimera nécessaire, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

En toutétat de cause, le Département s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, le Département s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

22. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, le Département s’engage à en notifier la teneur à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

• en avisera les personnes concernées dans les conditions prescrites par le RGPD ;
• et leur communiquera les informations et recommandations nécessaires.

23.     Délégué.e à la protection des données

Le Département a désigné une déléguée à la protection des données.

Les coordonnées de la déléguée à la protection des données sont les suivantes :

• Nom : Hélène NICOL
• Adresse e-mail : rgpd@indre.fr
• Tél : 0254083658

Si les personnes concernées souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur est possible de saisir la déléguée à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

En cas de problème rencontré avec le traitement de leurs données à caractère personnel, les personnes intéressées peuvent également saisir la déléguée à la protection des données.

24.     Registre des traitements

Le Département, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par le Département, en tant que responsable du traitement.

Le Département s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la réglementation informatique et libertés en vigueur.

25.     Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil

Les personnes concernées sont informées de leur droit d’introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), si elles estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant ne sont pas conformes à la réglementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

26.     Evolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale ou jurisprudentielle, ou au regard des décisions et recommandations de la CNIL.

27.     Pour plus d'informations

Pour toutes informations complémentaires, il est possible de contacter les services suivants :

- la déléguée à la protection des données : rgpd@indre.fr

- le service juridique du Département de l’INDRE : 02.54.27.34.36

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, il est possible de consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.