Ce que vous ne trouverez pas aux Archives...

Les Archives départementales collectent principalement des documents provenant des services publics. Il est donc important de se demander, au moment de la recherche, qui a produit et qui a reçu le document : si aucune des parties n'est un service public, il est peu probable que le document se trouve aux Archives départementales.

Par ailleurs, de nombreux documents sont des dossiers sériels, qui concernent de nombreuses personnes et sont similaires entre eux ou qui n'apportent que peu d'informations exploitables par les historiens. L'intérêt de conserver indéfiniment cette masse de documents est très limité, c'est pourquoi les services publics sont autorisés à les éliminer. 

Vous ne pourrez pas trouver aux Archives départementales les documents suivants :

- les bulletins de salaire : il revient à l'intéressé de conserver précieusement ses bulletins de paye. L'employeur est autorisé à les éliminer après un délai de 5 ans.

- les attestations de paiement d'indemnités journalières : ces attestations sont fournies par la caisse primaire d'assurance maladie.

- les contrats de travail et autres pièces du dossier de personnel : les dossiers de personnel des entreprises privées et des associations ne sont pas versés aux Archives départementales. Ceux des administrations publiques peuvent faire l'objet d'un échantillonnage très strict : certains dossiers de directeurs ou d'encadrants sont versés aux Archives, mais ce n'est pas systématique. En ce qui concerne les contrats d'apprentissage, certains sont conservés aux Archives départementales. 

- les avis d'imposition : ces documents sont conservés 3 ans par les centres d'impôt avant d'être éliminés.

- les attestations ou certificats de scolarité : les Archives départementales ne sont pas habilitées à délivrer ces documents. La demande doit être faite auprès du directeur de l'établissement scolaire ou, s'il n'existe plus, de la Direction des services départementaux de l'Education nationale. Les duplicatas de diplômes peuvent être demandé en ligne sur le site https://www/service-public.fr. 

- les dossiers de carrière militaire et les livrets militaires : les archives relevant du ministère des Armées sont conservées par le Service historique de la Défense. Le livret militaire est quant à lui remis à l'intéressé. Il reprend les informations de la fiche matricule, conservée aux Archives départementales jusqu'à la classe 1940. Après 1940, les registres ne sont plus tenus par département, il n'ont donc pas pu être répartis entre les Archives départementales. Ils sont à consulter au centre des archives du personnel militaire à Pau. 

- les livrets de famille : le livret de famille est remis aux concernés en un seul exemplaire au moment du mariage ou de la naissance du premier enfant. 

- les dossiers médicaux : les dossiers de patients des médecins et des cliniques privées sont des archives privées qui ne relèvent pas des Archives départementales. Les dossiers médicaux des hôpitaux publics sont éliminables 20 ans après la dernière consultation (30 ans en cas de transfusion sanguine) ou 10 après le décès de la personne concernée. Ils ne sont pas versés aux Archives départementales.

- les certificats d'immatriculation de véhicules sans plaque : les Archives départementales conservent les registres d'immatriculation des véhicules. Ces derniers ont été constitués de manière chronologique, en fonction du numéro d'immatriculation. Par conséquent, la recherche ne peut pas s'effectuer par nom de propriétaire, ni par marque du véhicule, ni par numéro du moteur, ni par numéro d'exploitant pour les tracteurs : le numéro d'immatriculation est indispensable. Il peut arriver que les véhicules agricoles ne disposent que d'une plaque avec numéro d'exploitant. Dans ce cas, le véhicule n'est pas enregistré dans les registres d'immatriculation, il convient de faire des démarches pour lui attribuer une nouvelle immatriculation.

A vous d'être un bon archiviste...

Les Archives départementales ne peuvent conserver une copie de tous les documents personnels remis aux intéressés. Il revient donc à chacun de conserver ses documents avec le plus grand soin. Mais être un bon archiviste, c'est aussi savoir éliminer. Le site service-public.fr propose un guide des durées de conservation des papiers personnels : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134. A l'issue de ces délais, vous pourrez détruire les documents qui ne vous semblent plus utiles ni intéressants pour l'histoire de votre famille, en prenant garde de rendre illisible toute information personnelle si vous jetez vos documents à la poubelle ou dans une déchetterie.