Obligations des communes et structures intercommunales en matière d'archives
Les collectivités sont propriétaires de leurs archives
- Les communes et les communautés de communes sont propriétaires de leurs archives, et sont tenues d'en assurer la conservation et la mise en valeur (Code du Patrimoine, art. L212-6 et L212-6-1).
- Les archives sont une dépense obligatoire pour la collectivité qui inscrit, chaque année, les crédits nécessaires à leur conservation : aménagement d’un local, achat de boîtes, classement et mise en valeur, reliure et restauration (Code général des collectivités territoriales, art. L2321-2, 2°).
- Les archives conservées en mairie ou au siège de la communauté de communes font partie du domaine public mobilier de la collectivité (Code général de la propriété des personnes publiques articles L21212-1 et 311).
- Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables (elles ne peuvent être détruites sans visa, cédées ni vendues, et peuvent être revendiquées sans limitation de durée).
- Les archives publiques ne peuvent être détruites sans autorisation préalable du directeur des Archives départementales territorialement compétentes, qui agit par délégation du préfet. Toute infraction à ces principes et tout détournement d'archives publiques est passible d'amendes et de peines d'emprisonnement (code du patrimoine, art. L214-1 à L214-10).
Elus et fonctionnaires sont responsables de leurs archives
Les élus sont responsables de la gestion et de la conservation des archives de la collectivité. Les archives publiques sont protégées par des dispositions pénales spécifiques (Code du patrimoine art. R 212-1 à 4). La responsabilité du Maire ou du Président de la communauté de communes est engagée civilement et pénalement. Pour exemple, la destruction d’archives sans autorisation du directeur des Archives départementales est passible d’une peine de trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende. Les fonctionnaires en charge de la gestion et de la conservation des archives sont tenus au secret professionnel (Code du patrimoine, art L211-3).
Obligations des collectivités territoriales
En tant que collectivité territoriale, vos obligations sont les suivantes :
- soumettre au visa du directeur des Archives départementales toute demande d’élimination d’archives (Code du patrimoine, art R 212-51) ;
- déposer aux Archives départementales vos archives anciennes si vous êtes une commune de moins de 2 000 habitants ;
- constituer une collection complète des délibérations, arrêtés et décisions suivant la réglementation en vigueur ;
- assurer de bonnes conditions de conservation des archives en aménageant des locaux sains et sécurisés dont l’usage est réservé exclusivement aux archives ;
- soumettre tout projet de construction ou d’aménagement d’un local d’archivage au directeur des Archives départementales et en informer le préfet (Code du patrimoine, art. R212-54) ;
- préserver les archives et en assurer l'intégrité dans le temps : conditionnement adapté, restauration des documents si nécessaire, archivage des documents électroniques ;
- avertir immédiatement le préfet et le directeur des Archives départementales après un sinistre : incendie, inondation, vol (Code du patrimoine, art. R 202-53) ;
- répondre aux demandes de consultation et de communication des administrés dans le respect des règles régissant la communicabilité, l’accès aux documents administratifs et la réutilisation des données publiques ;
- établir, à chaque élection, un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la collectivité accompagné d’un récolement des archives signé du maire ou du président de la communauté de communes.
- avertir les Archives départementales en cas de projet d'externalisation de la conservation de vos archives. L'externalisation ne peut concerner que vos archives courantes et intermédiaires, à l'exclusion des archives définitives, et doit être effectuée auprès d'un prestataire agréé par l'administration des archives. Le projet de contrat de dépôt doit être adressé au directeur des Archives départementales qui dispose d’un délai d’un mois pour formuler ses observations. La signature du contrat ne peut intervenir qu’à l’expiration de ce délai. Le directeur des Archives départementales est destinataire d’un exemplaire du contrat signé (Code du Patrimoine, articles R212-19 à R212-22).