Communiquer les archives au public

La communicabilité des archives publiques est régie notamment par le code du patrimoine, le code des relations entre le public et l'administration, et la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique et aux libertés.

Dispositions générales

Les documents administratifs et archives publiques sont, en règle générale, immédiatement communicables (code du patrimoine, art. L213-1). Certaines catégories de documents sont cependant soumises à des délais de communicabilité fixés par le code du patrimoine (art. L213-2) ou ne peuvent être communiqués qu'à l'intéressé (code des relations entre le public et l'administration, art. L311-6).

• Le droit à communication ne s'applique qu'aux documents achevés (les documents préparatoires à une décision administrative ne sont pas concernés).
• Le droit à communication ne s'applique plus lorsque les documents ont fait l'objet d'une diffusion en ligne.
• Les mêmes conditions de communication s'appliquent, que le document demandé soit conservé dans le service producteur ou aux Archives départementales.

Voir les délais de communicabilité applicables aux archives publiques.

En cas de doute sur la communicabilité d'un document :

• Consulter le site de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA). La CADA délivre avis et conseils aux administrations et aux particuliers et élabore des fiches pratiques consultables sur son site Internet.
• Consulter les Archives départementales.

En cas de refus de communication d'un document, le demandeur peut saisir la CADA, puis le tribunal administratif, qui statuera sur la communicabilité du document.

Comment communiquer les documents ?

L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :

• Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
• Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans les conditions prévues par décret.
• Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.
• Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé.

Que faire lorsqu'un document n'est pas librement communicable ?

Des procédures de demande de dérogation, permettant de consulter des documents non librement communicables, sont prévues par la réglementation. Il existe par ailleurs des dérogations générales concernant certaines périodes historiques et certaines catégories de documents.

• Se rapprocher des Archives départementales, chargées d'instruire les demandes de dérogation.