Quelques définitions...

Archives publiques

Le code du patrimoine (art. L211-4) définit ainsi les archives publiques :

Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ;
Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ;
Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité.

Archives privées

Toutes les archives qui n'entrent pas dans la définition des archives publiques sont de nature privée. Il peut par exemple s'agir de documents provenant d'un individu, d'une famille, d'une entreprise ou d'une association.

Article

Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire. L'article correspond à la fois à une unité intellectuelle de description et à une unité matérielle pour la cotation.

Bordereau de versement

Pièce justificative de l'opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant.

Cadre de classement

Plan directeur préétabli qui fixe, au sein d'un service d'archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions (séries) et subdivisions (sous-séries).

Classement

Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d'archives à l'intérieur des dossiers, et des dossiers à l'intérieur d'un fonds. Le classement aboutit à la rédaction d'un instrument de recherche permettant de retrouver les documents.

Collection

Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard.

Communicabilité

Qualité d'un document ou d'un fonds d'archives que son régime juridique rend accessible au public.

Cote

Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d'un service d'archives.

Dérogation

Autorisation administrative exceptionnelle, individuelle et nominative de consulter des documents d'archives publiques conservés dans une service d'archives public avant expiration de leur délai de communicabilité.

Dossier

Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d'archives pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d'archives.

Fonds

Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par une producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions.

Instrument de recherche

Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives de manière à les faire connaître aux lecteurs.

Mètre linéaire

Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur.

Série

Division primaire d'un cadre de classement, généralement désignée par une ou plusieurs lettres de l'alphabet (exemples : série R, Affaires militaires ; série Fi, fonds iconographiques). Elle peut correspondre à un fonds, une partie de fonds, à un regroupement de fonds ou encore à une tranche chronologique.

Versement

Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives. Les documents versés sont décrits dans un bordereau de versement.